1. Wer ist verantwortlich?
Dipl.-Med. Petra Baldauf · Familienpraxis Baldauf
Schloßstraße 3, 99310 Arnstadt
E-Mail: kontakt@familienpraxis-baldauf.de
Fax: 03628 / 918 49 09
Bei Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die Praxis.
2. Was verarbeiten wir bei einer Buchung?
Für einen Impftermin erfassen wir Vorname, Nachname und Geburtsdatum jeder angemeldeten Person, Ihre E-Mail-Adresse, Mobiltelefonnummer und den gewählten Termin. Eine Bemerkung können Sie freiwillig ergänzen. Bitte geben Sie dort nur an, was für die Organisation des Termins erforderlich ist, und verzichten Sie auf ausführliche Krankengeschichten oder Befunde.
Hinzu kommen Buchungsstatus, Zeitpunkte von Vormerkung, Bestätigung, Änderung oder Absage sowie gegebenenfalls ein Absagegrund. Für die Vorbereitung der Impftage kann das Praxisteam eine Tagesliste ausgeben. Anhand des Alters am Impftag wird auf der Liste der vorgesehene Impfstoff zugeordnet. Die medizinische Entscheidung trifft die Ärztin.
Die Pflichtangaben sind für die Online-Terminvereinbarung erforderlich. Ohne diese Angaben ist eine Buchung über das Portal nicht möglich. Alternativ können Sie sich während der E-Mail-Annahmezeiten an die Praxis wenden.
Wenn Sie weitere Personen anmelden, müssen Sie dazu berechtigt sein. Bitte informieren Sie diese Personen beziehungsweise deren Sorgeberechtigte über die Anmeldung und diese Datenschutzhinweise. Ihre Angaben erhalten wir dann von der anmeldenden Person.
Formularanfragen und angeforderte Unterlagen
Bei einer Formularanfrage erfassen wir Name und Geburtsdatum der betroffenen Personen sowie Name, Beziehung zur Patientin oder zum Patienten, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der anfragenden Person. Hinzu kommen die gewünschten Folgeverordnungen oder Unterlagen, etwa Präparat, Stärke und Darreichungsform, Therapieart, Ziel und Anlass einer Überweisung oder Angaben zu einer geplanten Krankenbeförderung. Änderungen von Krankenkasse oder Anschrift können Sie ergänzen.
Wir speichern Eingangszeitpunkt, Bearbeitungsstände, Übernahme, Rückfragen, Antworten und unsere Rückmeldungen. Zum Nachvollziehen von Eingängen und möglichem Missbrauch werden auch die vom geschützten Proxy bestätigte IP-Adresse der Anfrage und der Antworten erfasst. Nur berechtigte Praxismitarbeitende können die Anfragen bearbeiten oder als ärztliche Vorlage ausdrucken.
Wenn wir Unterlagen anfordern, können Sie über den persönlichen Link PDF-, JPG- oder PNG-Dateien übermitteln. Bitte senden Sie ausschließlich angeforderte, für die Bearbeitung erforderliche Unterlagen. Diese werden vor der Speicherung in einer getrennten Verarbeitungskomponente in PNG-Bildseiten umgewandelt. Gespeichert und zugriffsgeschützt angezeigt werden die erzeugten Bildvorschauen; die übermittelten Originaldateien werden nach erfolgreicher Umwandlung nicht zusätzlich aufbewahrt. Nicht verarbeitbare neue Dateien werden abgewiesen.
Das Portal stellt keine Rezepte automatisch aus und ist nicht direkt mit unserer Praxissoftware verbunden. Eine Anfrage ist noch keine Zusage zur Verordnung. Erforderliche Informationen und Unterlagen übernehmen wir gegebenenfalls in die Patientenakte.
3. Wofür und auf welcher Grundlage?
Wir verwenden die Daten zur Vereinbarung und Verwaltung Ihres Impftermins, zur Vorbereitung des Praxisbesuchs sowie zur Prüfung und Bearbeitung Ihrer Formularanfragen einschließlich erforderlicher Rückfragen und Nachrichten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit dabei Gesundheitsdaten verarbeitet werden, gilt zusätzlich Art. 9 Abs. 2 Buchst. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG.
Für den sicheren Betrieb, die Begrenzung missbräuchlicher Anfragen und die technische Fehleranalyse verarbeiten wir notwendige technische Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere Interessen sind ein verlässlich erreichbares Portal und der Schutz freier Termine vor Missbrauch. Die befristeten Buchungs- und Versandnachweise dienen der Klärung von Rückfragen zur Terminabwicklung und von Unregelmäßigkeiten. Gesundheitsbezogene Angaben unterliegen dabei weiterhin den besonderen Schutzvoraussetzungen für die Organisation der Gesundheitsversorgung.
Eine medizinische Behandlung oder verbindliche medizinische Beurteilung erfolgt nicht durch das Portal. Es findet kein Profiling und keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung statt.
4. Bestätigungen und Ihr persönlicher Buchungslink
Für die Buchung benötigen Sie kein Patienten-Benutzerkonto. Nach der Vormerkung senden wir eine E-Mail an die angegebene Adresse. Erst die Bestätigung über den darin enthaltenen Link macht den Termin verbindlich. Ohne Bestätigung läuft die Vormerkung nach 15 Minuten ab. Auch darüber kann eine Nachricht versandt werden.
Bestätigungen und Änderungsnachrichten enthalten den Termin sowie Namen und Geburtsdaten der angemeldeten Personen. Wer die Kontaktadresse für eine Familienbuchung angibt, erhält damit Informationen über die gesamte Buchung. Bitte verwenden Sie ein Postfach, auf das nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Der persönliche Link ermöglicht die Verwaltung der gesamten Buchung. Bewahren Sie ihn vertraulich auf und geben Sie ihn nur an Personen weiter, die die Buchung verwalten dürfen. Änderungen und Absagen werden protokolliert und per E-Mail mitgeteilt.
Die Verbindung zwischen Browser und Portal ist durch HTTPS verschlüsselt. E-Mails sind nicht automatisch Ende-zu-Ende-verschlüsselt; beteiligte E-Mail-Dienstleister können den Inhalt technisch verarbeiten.
Bei Formularanfragen
Nach dem Absenden sehen Sie zunächst eine Eingangsbestätigung im Browser. Eine Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse ist dafür nicht erforderlich. Bevor die Praxis die erste Rückmeldung versendet, wird die Kontaktadresse durch das Praxisteam geprüft. Eine technische Prüfung des Adressformats beweist nicht, dass ein Postfach tatsächlich existiert oder Ihnen gehört.
Bei einer Übernahme oder späteren Änderung erhalten Sie eine allgemeine Benachrichtigung mit einem persönlichen Link. Die E-Mail enthält keine einzelnen bestellten Medikamente, Befunde oder Ablehnungsgründe. Über den Link können berechtigte Personen den Bearbeitungsstand aller Personen der Anfrage einsehen und angeforderte Rückfragen beantworten oder Unterlagen übermitteln. Verwenden Sie ein geeignetes, nur berechtigten Personen zugängliches Postfach und behandeln Sie auch diesen Link vertraulich.
5. Hosting, E-Mail-Versand und Empfänger
Das Portal läuft auf einem Server bei IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, in Deutschland. Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Zugriff auf Buchungen und Formularanfragen erhalten die hierfür berechtigten Mitglieder unseres Praxisteams. Berechtigte technische Betreuung kann für den Betrieb und die Fehlerbehebung erforderlich sein.
Für E-Mails verwenden wir Google Workspace / Gmail und dessen SMTP-Relay. Vertragspartner ist Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland. Der Zusatz zur Verarbeitung von Cloud-Daten ist vereinbart. Google und seine Unterauftragnehmer verarbeiten die Empfängeradresse, den Nachrichteninhalt und technische Versanddaten.
Eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere in den USA, ist möglich. Eine ausschließlich europäische Speicherung wird nicht zugesichert. Nach Googles Angaben stützen sich entsprechende Übermittlungen an Google LLC auf das EU-US Data Privacy Framework; für andere erforderliche Drittlandübermittlungen sehen die Bedingungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln vor. Einzelheiten und Garantien finden Sie in den Datenverarbeitungsbedingungen und den Angaben zu internationalen Übermittlungen. Eine Kopie einschlägiger Garantien können Sie auch bei uns anfragen.
Für Wiederherstellungen werden verschlüsselte Sicherungen auf einem getrennten, von uns verwalteten Sicherungssystem gespeichert. Es werden keine Buchungsdaten an Werbe- oder Analysedienste weitergegeben.
6. Wie lange bleiben die Daten gespeichert?
- Freie Bemerkungen und Absagegründe: Bereinigung 30 Tage nach dem vorgesehenen Termin.
- Inhalte von Portalnachrichten und technische Fehlerdetails der Nachrichten: Bereinigung 30 Tage nach dem zugehörigen Termin. Ohne zugehörige Buchung beginnt die Frist mit dem Versand, bei unversandten Nachrichten mit der Erstellung.
- Buchungsdaten einschließlich Änderungsprotokollen: Löschung ein Jahr nach dem vorgesehenen Termin, auch bei stornierten oder abgelaufenen Buchungen.
- Versandnachweise, darunter Empfänger, Betreff, Versandzeitpunkt und Versandstatus: Löschung ein Jahr nach Versand; bei unversandten Vorgängen ein Jahr nach Erstellung.
Zusätzlich für Formularanfragen
- 30 Tage nach Abschluss: Der Vorgang wird automatisch archiviert und der persönliche Patientenlink deaktiviert. Einzelne Anliegen, Freitexte, Rückmeldungsinhalte, Ablehnungsgründe und hochgeladene Bildvorschauen werden bereinigt. Erforderliche Unterlagen müssen vorher in die Patientenakte übernommen werden.
- Ein Jahr nach der letzten Bearbeitung: Die verbleibenden Anfrage-, Kontakt-, Patienten-, Eingangs- und Bearbeitungsnachweise einschließlich erfasster IP-Adressen werden aus dem Portal gelöscht. Für noch offene oder kommentarlos verworfene Vorgänge gilt diese Frist ebenfalls; bei ihnen setzt die automatische Inhaltsbereinigung nach einem Abschluss zunächst nicht ein. Die rein automatische Archivierung verlängert die Jahresfrist nicht.
Manuelles Archivieren ist eine interne Ordnungshilfe und ersetzt keine Löschung. Bereits abgelaufene Patientenlinks bleiben auch nach internem Zurückholen inaktiv. Diese Portaldaten sind kein Ersatz für die medizinische Patientenakte.
Die Fristen werden durch einen täglichen Bereinigungslauf umgesetzt. Wartende oder laufende E-Mail-Sendungen und deshalb noch benötigte zugehörige Buchungen werden zunächst zurückgestellt. Solche Fälle müssen geprüft und nach Abschluss der Versandklärung bereinigt werden.
Die Bereinigung betrifft die Portaldatenbank. Sie entfernt keine bereits zugestellten Nachrichten aus Ihrem Postfach. Für unsere gesonderte E-Mail-Kommunikation gelten ergänzend die Datenschutzhinweise der Praxiswebsite. Erforderliche medizinische Informationen können in die Patientenakte übernommen werden; dort gelten die eigenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Bereits vorhandene verschlüsselte Sicherungen werden nicht einzeln nachträglich geändert. Sie laufen über eine gesonderte Aufbewahrung mit stündlichen, täglichen, wöchentlichen und monatlichen Sicherungsständen aus; vorgesehen sind bis zu drei monatliche Stände sowie die ergänzenden kürzeren Intervalle. Die Bereinigung des Sicherungsarchivs erfolgt wöchentlich. Bei Ausfällen kann sich dies verzögern. Nach einer Wiederherstellung sind die Löschfristen vor erneuter Nutzung wieder anzuwenden.
7. Technische Protokolle und Cookies
Für die Auslieferung des Portals und die Betriebssicherheit werden technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung und Antwortstatus verarbeitet. In Serverprotokollen können außerdem technische Fehlermeldungen und Anfragedaten enthalten sein. Für persönliche Buchungs- und Formularlinks ist das reguläre Zugriffsprotokoll abgeschaltet.
Die nginx-Protokolle werden nach der eingerichteten Rotation täglich gewechselt; neben der laufenden Datei bleiben 14 Archivstände. Bei regelmäßiger Rotation entspricht dies ungefähr 14 bis 15 Tagen. Bei ausbleibender Rotation können Protokolle länger bestehen bleiben.
Zur Begrenzung wiederholter Anfragen speichert die Anwendung gehashte Kennungen und Zeitpunkte. Diese können etwa aus IP-Adressen oder E-Mail-Adressen abgeleitet sein und sind keine anonymen Daten. Versuchszähler, die älter als 48 Stunden sind, werden beim täglichen Bereinigungslauf entfernt; zusätzlich werden sie bei öffentlichen Buchungs- oder Änderungsanfragen bereinigt.
Das Portal verwendet technisch erforderliche Cookies für den Schutz von Formularen und für Sitzungen, beim Teamzugang und bei der Zuordnung von Formularanfragen sowie zum Schutz vor versehentlicher Mehrfachübermittlung. Die gemerkte Such- und Filterauswahl gehört ausschließlich zur Mitarbeitersitzung. Der Formularschutz-Cookie csrftoken kann bis zu 364 Tage im Browser gespeichert bleiben; das Sitzungs-Cookie sessionid endet nach den Einstellungen des Portals beim Schließen des Browsers beziehungsweise spätestens nach zwölf Stunden. Browser können Sitzungen bei einer Wiederherstellung erneut öffnen. Sie können Cookies über die Einstellungen Ihres Browsers löschen; ohne die erforderlichen Cookies können Formulare oder Anmeldungen eingeschränkt sein.
Die hierfür unbedingt erforderliche Speicherung und der Zugriff auf Ihr Endgerät erfolgen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten beruht je nach Zweck auf den oben genannten Grundlagen. Werbe-Cookies, externe Schriftarten, Besucheranalyse und externe CAPTCHA-Dienste werden nicht eingesetzt.
8. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Bei Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Für Anfragen wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Bei Daten anderer Personen prüfen wir Ihre Berechtigung.
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt, www.tlfdi.de.
Stand: Oktober 2026. Diese Hinweise beschreiben Grippeschutz-Terminbuchungen und Formularanfragen im Patientenportal. Weitere Funktionen erhalten vor ihrer Einführung ergänzende Hinweise.